Archiviare i documenti in azienda: come farlo in modo rapido e sicuro

archivioArchiviare i documenti è un’operazione di fondamentale importanza in azienda, visto che si tratta di una grande mole di materiale prodotta ogni giorno. Questi documenti non solo dovranno essere conservati in modo corretto, ma l’archivio deve consentire anche di avere libero accesso ad ogni singolo documento inserito, per poterlo utilizzare ogni volta in cui sia necessario farlo. L’archiviazione documentale non è una questione secondaria, soprattutto in alcuni specifici settori, ma anche in tutti gli uffici, in ambito pubblico o privato.

Un archivio pratico e veloce

Oggi per fare in modo che ogni documento che entra in azienda sia archiviato in modo corretto non si utilizza più il vecchio metodo del data entry manuale. Nelle aziende evolute è ormai da anni entrata la tecnologia OCR, Optycal Character Recognition; in pratica ogni documento viene sfruttato in formato digitale e archiviato tramite appositi software di gestione. Grazie alla lettura ottica infatti si può ottenere un riconoscimento molto preciso dei caratteri scritti su qualsiasi tipo di documento, dalla modulistica fino alle bolle di consegna. Inoltre questo tipo di tecnologia consente di dimezzare i tempi di lavoro, in modo da rendere molto più veloce l’immissione dei documenti in archivio. Il riconoscimento dei dati scritti permette anche di indicizzare univocamente ogni documento inserito in archivio, in modo da poterlo ritrovare ogni volta che lo si desidera. Stiamo parlando di sistemi automatici, che non necessitano di correzioni o di input esterni. I dati contenuti in ogni documento vengono riconosciuti e archiviati in modo corretto, proprio come se un addetto dell’azienda li inserisse manualmente, anzi meglio, in modo corretto e decisamente molto più veloce.

La tecnologia di lettura ottica

Oltre agli ormai classici sistemi di software OCR oggi sono disponibili anche altre tecnologie che permettono di riconoscere in modo praticamente univoco qualsiasi tipo di carattere stampato. L’unica problematica che ancora oggi mostra qualche problema è il riconoscimento del testo scritto in corsivo. Molto diffusi sono ad esempio i software che si basano sul riconoscimento BCR, ossia tramite l’utilizzo di codici a barre: si pensi ai supermercati o alle biblioteche; questo tipo di sistema però viene sfruttato in diverse situazioni, anche nella gestione dei magazzini aziendali. Il software OMR consente anche di riconoscere particolari caratteri detti di marcatura, come ad esempio una serie di trattini, di crocette o asterischi. Il riconoscimento ICR invece permette di riconoscere in modo abbastanza preciso i manoscritti e i documenti dattiloscritti.

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