Come fare una riunione di lavoro da casa

room-2559790__340Organizzare e gestire una riunione di lavoro da casa non è affatto facile. E se, costretti dalla pandemia, state attualmente lavorando proprio dal vostro appartamento, sapete probabilmente che tutto questo è vero.

A volte le cose possono sembrare semplicemente fuori controllo; ci sono troppe facce sullo schermo, troppe persone che parlano contemporaneamente, alcuni che si uniscono in ritardo e non hanno idea di cosa stiano parlando tutti gli altri e che all’improvviso magari si concentrano sul gatto di qualcuno che è comparso sullo sfondo.

Tuttavia, gli incontri di lavoro da casa sono importanti. E, come tali, dovrebbero essere gestiti efficacemente e correttamente. Di seguito sono elencate alcune buone pratiche che vi aiuteranno a gestire una riunione a distanza altamente efficace dalla comodità di casa vostra.

1. Identificare i partecipanti e aiutarli a prepararsi

Decidere chi deve partecipare all’incontro dipende dal suo effettivo obiettivo. E quando si pianifica una riunione virtuale, è necessario essere più attenti a chi partecipa alla riunione, poiché potrebbero esserci limitazioni negli strumenti che si utilizzano, fusi orari multipli e orari contrastanti. È essenziale verificare con l’agenda dei partecipanti prima di fissare un orario per la riunione.

In un ufficio, si può essere più disinvolti riguardo all’ordine del giorno, poiché si possono condividere più informazioni mentre si pranza, ci si passa davanti nel corridoio, si parla tra di noi, ecc. Una riunione virtuale, invece, richiede una preparazione molto più attenta. È dunque importante inviare l’ordine del giorno, insieme all’obiettivo/ scopo della riunione, e i link ad altre risorse o applicazioni che utilizzerete durante la discussione qualche ora prima, se non un giorno prima.

In questo modo i partecipanti potranno prepararsi, installare il software necessario, leggere, fare ricerche, programmare la riunione nella loro giornata e occuparsi di qualsiasi altro requisito tecnico. Allo stesso tempo, si dovranno chiarire i ruoli che ogni partecipante dovrà svolgere durante la riunione.

2. Chiarire le linee guida per le riunioni a distanza

Le linee guida per le riunioni aiutano a gestire meglio le cose. Chiarire cosa ci si aspetta che ogni partecipante faccia/contribuisca e come dovrebbe comportarsi una volta online (ad esempio, dovrebbe aspettare che qualcun altro finisca di parlare prima di esprimere la propria opinione, dovrebbe avere la fotocamera accesa e i microfoni disattivati mentre gli altri parlano, ecc.).

Potete menzionare queste linee guida nell’e-mail introduttiva che inviate insieme all’ordine del giorno. Oppure prendetevi qualche minuto per menzionarle all’inizio della riunione. Allo stesso tempo, i partecipanti possono aiutare a mantenere le cose più efficaci seguendo queste semplici linee guida di galateo per le riunioni online.

3. Selezionare un software per riunioni a distanza adatto

Cosa hanno in comune tutti gli incontri virtuali di successo? Un insieme di buoni strumenti per facilitarlo e i suoi scopi. Ci sono una varietà di strumenti tra cui è possibile scegliere in base alle proprie esigenze.

È anche possibile utilizzare una combinazione di più strumenti per realizzare lo scopo del vostro incontro. L’importante è condividerli adeguatamente con il proprio staff, affinché tutti siano in grado di dotarsi dei dispositivi software necessari.

4. Dedicare un po’ di tempo per rompere il ghiaccio

Per i team che operano a distanza, un incontro può anche essere un momento di costruzione di relazioni. Invece di tuffarsi direttamente nella discussione di questioni ufficiali, prendetevi un po’ di tempo all’inizio della riunione per rompere il ghiaccio. Questo aiuterà anche a mantenere i partecipanti impegnati nelle ore a venire.

Si può andare in giro per la sala riunioni virtuale chiedendo a tutti come è stata la loro settimana, o parlando di un evento attuale di cui tutti sono interessati.

5. Prendere appunti e creare un piano d’azione

È importante tenere un registro di tutte le idee condivise durante l’incontro. Può essere condiviso con coloro che hanno perso la riunione ed essere utilizzato per creare il vostro piano d’azione in seguito.

Per quanto sia importante discutere le cose e trovare soluzioni, è importante assegnare a tutti coloro che hanno partecipato all’incontro i risultati e gli elementi di azione per implementare il piano. Allo stesso tempo, è importante chiarire le date di scadenza e quando avrà luogo la prossima riunione.

Se si utilizza uno strumento di gestione delle attività, è possibile pianificare rapidamente tutto su di esso. Potete anche usare un modello di piano d’azione (guardate quello qui sotto) per dare priorità alle cose.

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